Не пожар — всего лишь переезд: как подготовиться без лишнего стресса

Практически любая компания рано или поздно переживает переезд: произошло расширение либо просто попался более выгодный вариант аренды. Казалось бы, дело нехитрое. Всего лишь требуется упаковать вещи и отвезти их на новое место. Однако как при этом не растерять и не испортить важные бумаги, а затем все быстро разложить по новым местам и не устраивать длительного перерыва в работе?

Спланировал — на половину сделал

Для секретаря важно не допустить кипиша и уделить внимание мелочам. Лучше подробно расписать каждый шаг, предполагающий и так называемый «план Б», если что-то пойдет не по сценарию. В переезде много положительных моментов: возможность для сплочения коллектива ради общего дела, избавление от ненужных вещей, планирование будущих закупок, исправление ошибок в организации. Сотрудников о переезде оповещают после того, как соответствующее решение уже подтверждено и утверждено руководителем.

Если работа офиса зависит от определенных поставщиков услуг (интернет-провайдеров, электриков и так далее), с ними связываются заранее и договариваются о переносе услуг на новый адрес. Меняют контактные данные и на официальном сайте компании. Предварительно намечают расположение мебели. Это сведет хаос к минимуму и позволит сотрудникам быстрее адаптироваться на новом месте.

Как выбрать перевозчика?

От транспортной компании зависит не только благополучие, но и успешное завершение начатого дела. Секретарь проводит анализ предложений и подбирает наиболее оптимальный вариант с позиции цена-качество.

При принятии решения учитывают следующие нюансы:

• качество первичной консультации (настоящие профи предварительно выезжают в офис, чтобы оценить технические условия и масштабы перевозимого имущества);
• квалификация (реальный опыт компании в реализации схожих проектов);
• гарантии (наличие договора — обязательное условие);
• ценообразование (тарифы должны быть фиксированными).

Лучше не экономить на качественных упаковочных материалах: они сохранят целостность офисного оборудования, мебели и документов. Чтобы грузчики ориентировались быстрее, для каждого места продумывают маркировку.

Офисный переезд — процесс сложный и многогранный. Однако если подготовиться заранее и обеспечить поддержку со всех сторон, мероприятие пройдет гладко и без лишних стрессов. Важно помнить, что переезд — это не просто физическое перемещение мебели из одного места в другое, но и переход к новой рабочей культуре и окружению.

*материал подготовлен совместно с командой https://dellog.ru/pereezd-ofisa.html