Оформление отчетной документации для командировочных: расходные статьи

Отправляя специалистов в командировку, предприятие обязуется компенсировать траты, связанные, по большей части, с проживанием и дорогой. Чтобы с бухгалтерией не возникло трудностей, сотруднику нужно подтвердить траты соответствующими документами, чеками и ордерами.

Составление отчетного документа требуется соблюдения определенных правил, чтобы исключить конфликты с органами налогового контроля. В чем именно заключаются эти правила?

Когда требуется оформление отчетной документации

По закону, некоторые категории работников не могут быть отправлены в командировку. Речь идет, например, о беременных, лицах, не достигших 18-летнего возраста, опекунах. За организацией закреплено право командировать сотрудника, работающего на основе трудового соглашения. Практика, впрочем, такова, что руководящий состав специалистов со следующим статусом:

• Работающих по гражданско-правовым соглашениям;
• Работающих в партнерских фирмах, не находящихся в прямых трудовых отношениях с головной компанией.

В обеих ситуациях предприятие, согласно закону, не имеет права официально оформлять командировочные бумаги. Впрочем, это не отменяет необходимости компенсации расходов. Головная компания должна руководствоваться собственным регламентом, где обозначены основные положения, касающиеся возмещения трат.

Ранее отчетная документация была сформирована удостоверением о командировке, служебным заданием и итоговой отчетностью, сейчас требуется более масштабный пакет:

• Приказ директора, обозначающий задания и цели командировки;
• Доклад о тратах, с соответствующими подтверждениями. Также необходим авансовый отчет, согласно которому сотрудник получает деньги до выезда. Они нужны для приобретения билетов, оформления брони на гостиничный номер. Когда командировка завершена, в авансовом отчете фиксируются траты с приложением чеков и ордеров.
• Рабочий табель, фиксирующий время, проведенное в отъезде;
• Служебная записка. Она необходима, если сотрудник пользовался личным транспортом. В записке должны быть указаны траты на топливо, использование оборудованных парковочных мест.

В чем необходимость отчетов

Такая потребность закреплена в Налоговом кодексе, расходы, понесенные в командировке, принимаются во внимание при подготовке базы налогообложения. Расходы, имеющие место в поездке, должны касаться основной сферы работы организации. Непроизводственные командировки не могут приниматься во внимание при оформлении базы налогообложения. Соответствующими правилами руководствуется и Налоговая служба, и Министерство финансов.

Какие расходы нужно подтвердить

В первую очередь, речь идет о проживании в отеле. Бухгалтерия принимает чеки, что позволяет ей сделать выводы о тратах. Если в гостинице нет оборудования для выдачи чека, заменить его может любой бланк строгой отчетности, к примеру, квитанция, напечатанная типографским методом, заверенная печатью, содержащая информацию о реквизитах организации.

Вторая важная расходная статья – покупка проездных документов. Учитывается не только цена билетов, но и сопутствующих услуг, например, страховки, выдачи постельного белья в вагоне.

Если имеет место командировка за границу, то предприятие должно взять на себя все траты, касающиеся оформления заграничного паспорта и визы. Также учитываются расходы, касающиеся услуг связи, медицинского страхового договора, транспортировки багажа, обмена денежных средств в наличной или безналичной форме.